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带你一起看看比尔盖兹的三屏幕工作台

盖兹日前于财星杂志上撰文,畅谈自己的工作方式。他解释,他的办公桌上之所以有三个计算机屏幕,是因为这样做能够提高工作效率。这三个计算机屏幕可以如同单一计算机般操作,左边的屏幕是盖兹的电子邮件收件匣,中间是他正在阅读或回复的电子邮件,右边则是他在浏览的网页。

盖兹表示,三个计算机屏幕可以让他随时察看是否有新进的电子邮件,也可以让他同时看着电子邮件,上网寻找邮件中所提到的内容,不需要一直开关不同的档案。盖兹声称,只要使用过多屏幕的人,就不会想再回到单屏幕的工作方式。

盖兹的三个计算机屏幕中,之所以有两个与电子邮件相关,是因为在微软,最常用的沟通媒介就是电子邮件。就连电话留言和传真,也都会化为电子邮件,躺在盖兹的电子邮件信箱中。

面对这么多的电子邮件,盖兹拥有一套处理系统。只有他认识的人可以直接寄信给他,如此一来,他每天亲自接到的电子邮件数,可以控制在一百封左右。其它人寄给他的电子邮件,则由助理代看后再向他报告,以保持他与外界的连系。

盖兹认为,现今人们的挑战不在于如何利用电子邮件沟通,而在于如何把时间花在最重要的电子邮件上。除非新进来的电子邮件看起来非常重要,否则他不会放下手边的工作立刻查看,让电子邮件扼杀了工作效率。盖兹提醒,当信息爆炸,如何保持专心变成一个问题,另外一个问题是,不要误以为握有许多的信息,就等同于握有需要的信息。

过去十二年来,每年五月盖兹都会规划一个思考周。在思考周,他会离开办公室去专心阅读员工提出的报告,每次通常要看一百篇以上,报告的内容是与公司或未来科技发展相关的议题。

过去盖兹是自己一个人看报告,并且在报告上写下他的想法,现在他将这个过程数字化,而且开放给全公司的员工参与。他把他的想法放到公司的内部网站上,员工可以立刻看到,并且提供回馈。

除了思考周,平常开会时盖兹用的也是数字工具。开会时,他会带着一台掌上型计算机,以供自己做笔记用。这台计算机也与办公室的计算机连结,因此在会议中,他能随时取用所有的档案及数据,而且会议结束后,他也能在办公室的计算机上,立刻运用他的笔记。

盖兹表示,现在他的办公室中,唯一剩下的一个低科技工具是白板。他的白板下通常摆满了各色白板笔,无论他在跟别人讨论事情,或者一个人静下来思考时,白板都能帮助他脑力激荡。

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